Zasady ewidencji osób (23-10-2012)

Zasady ewidencji osób prowadzących operacje z towarami

Nakaz Ministerstwa Finansów Ukrainy

Nr 634, z dnia 30.05.2012

1. Zasady określają procedurę ujęcia przez organy celne w ewidencji osób (poza osobami fizycznymi nie będącymi przedsiębiorcami), prowadzących operacje z towarami (dalej - osoby prowadzące operacje z towarami), a także wymogi dotyczące sporządzenia, wykorzystywania, przechowywania, anulowania karty ewidencji osoby prowadzącej operacje z towarami ( dalej - karta ewidencyjna).

2. Organy celne ewidencjonują osoby prowadzące operacje z towarami.

Ujęcie w ewidencji odbywa się jednorazowo na wniosek takich osób, w tym również przy wykorzystaniu łączności elektronicznej, składany do odpowiednich organów celnych lub przy pierwszym dokonaniu przez takie osoby operacji z towarami, których kontrolę powierzono organom celnym.

3.Rejestracja osoby prowadzącej operacje z towarami, odbywa się przez organ celny , co do zasady w siedzibie osoby zgodną z wyciągiem z Jedynego Państwowego Rejestru Osób prawnych i Fizycznych -Przedsiębiorców na jej wniosek ( lub wniosek upoważnionej do tego osoby), w tym w formie elektronicznej.

4. Przy rejestracji w ewidencji osoby prowadzącej operacje z towarami, nadawany jest jej numer ewidencyjny. Numer ewidencyjny osoby prowadzącej operacje z towarami jest ważny na obszarze całego terytorium celnego Ukrainy i nie może być nadany innej osobie.

5. W celu ujęcia w ewidencji i uzyskania numeru ewidencyjnego, osoba prowadząca operacje z towarami, wypełnia kartę ewidencyjną osoby prowadzącej operacje z towarami, której wzór stanowi załącznik Nr 1 do niniejszych Zasad.

6. Osoba prowadząca operacje z towarami (upoważniona przez nią osoba) dostracza:

dwa egzemplarze karty ewidencyjnej;

elektroniczną kopię karty ewidencyjnej;

oryginały oraz potwierdzone wg określonych zasad kopie następujących dokumentów:

osoby prawne:

- wyciąg dokumentów założycielskich, potwierdzających prawo prowadzenia działalności zagranicznej (kopia wyciągu potwierdzona pieczątką osoby prawnej);

-zaświadczenie z organu państwowej statystyki ujęcia osoby do Jedynego Państwowego rejestru Przedsiębiorstw i organizacji Ukrainy (kopia potwierdzona pieczątką osoby);

osoby fizyczne - przedsiębiorcy:

kopia zaświadczenia ujęcia w ewidencji płatnika podatków;

Przedstawicielstwa zagranicznych podmiotów działalności gospodarczej:

świadectwo rejestracji przedstawicielstwa zagranicznego podmiotu działalności gospodarczej na terytorium Ukrainy, których dotyczy Ustawa Ukrainy " O działalności zagranicznej", wydane przez centralny organ władzy wykonawczej ds. polityki gospodarczej (kopia świadectwa potwierdzona notarialnie lub przez rejestrujący organ państwowy);  

zaświadczenie z państwowego organu statystycznego o ujęciu przedstawicielstwa do Jedynego Państwowego Rejestru Przedsiębiorstw i Organizacji Ukrainy ( kopia zaświadczenia potwierdzona pieczątką przedstawicielstwa).

7.Osoba funkcyjna organu celnego, do kompetencji której należy ujęcie w ewidencji osób prowadzących operacje z towarami (dalej -osoba funkcyjna organu celnego) kontroluje:

zgodność kopii elektronicznej z papierowym egzemplarzem karty ewidencyjnej;

komplet dokumentów;

zgodność danych z karty ewidencyjnej z danymi wskazanymi w złożonych dokumentach;

zgodność kopii złożonych dokumentów z oryginałami.

W razie braku uwag osoba funkcyjna organu celnego zwraca wnioskodawcy oryginały dokumentów i przyjmuje kartę ewidencyjną do sporządzenia.

8. Osoba funkcyjna organu celnego potwierdza egzemplarze karty ewidencyjnej podpisem i osobistą pieczątką numeryczną.

9.Jeden egz. karty ewidencyjnej wraz z opisem złożonych dokumentów i kopiami dokumentów, złożonych do sporządzenia karty ewidencyjnej pozostaje w aktach organu celnego, drugi egz. zwracany jest wnioskodawcy.

10.Osoba funkcyjna organu celnego odmawia sporządzenia karty ewidencyjnej osoby prowadzącej operacje z towarami, w następujących przypadkach:

dokumenty zostały złożone nie w pełnym zakresie;

informacje zaznaczone w karcie ewidencyjnej oraz jej kopii elektronicznej, nie odpowiadają informacjom zaznaczonym w złożonych wraz z nią dokumentach;

- karta ewidencyjna została sporządzona z naruszeniem warunków niniejszych Zasad.

11. W razie odmowy sporządzenia karty ewidencyjnej, odmowa, jeden egz. opisu i kopie wszystkich złożonych dokumentów pozostają w aktach organu celnego oraz przechowywane są w odrębnych aktach -"Odmowa ujęcia w ewidencji" przez 3 lata lub do momentu ujęcia osoby prowadzącej operacje z towarami w ewidencji w organach celnych.

12. W razie zwrócenia się osoby prowadzącej operacje z towarami drogą elektroniczną do odpowiednich organów celnych w celu ujęcia jej w ewidencji, osoba ta przesyła elektronicznie wypełnioną kartę ewidencyjną wraz ze skanowanymi kopiami dokumentów zaznaczonych w pkt.7 niniejszych Zasad (w formacie pdf), na adres elektroniczny wskazany na oficjalnej stronie Państwowej Służby Celnej Ukrainy. Na sporządzonej karcie ewidencyjnej oraz kopiach elektronicznych dokumentów umieszcza się elektroniczny podpis cyfrowy osoby prowadzącej operacje z towarami.

13. Po wpływie do Jedynego Automatycznego Systemu Informacyjnego Państwowej Służby Celnej Ukrainy ( dalej ЄАІС ) karta ewidencyjna wraz z kopiami w formie elektronicznej przesyłana jest do organu celnego w siedzibie (miejsca zamieszkania) osoby.

14. Osoba funkcyjna organu celnego, do kompetencji której wchodzi ujęcie w ewidencji osób prowadzących operacje z towarami, w siedzibie osoby porównuje otrzymaną kartę ewidencyjną oraz kopie dokumentów elektronicznych osoby.

15. W razie istnienia uwag, a mianowicie w przypadku, gdy:

-kopie dokumentów w formie elektronicznej zostały przesłane nie w pełnym zakresie;

-wykryto niezgodność informacji zaznaczonych w karcie ewidencyjnej z informacjami wskazanymi w kopiach elektronicznych dokumentów;

-karta ewidencyjna została wypełniona z naruszeniem regulacji niniejszych Zasad.

osoba funkcyjna organu celnego zaznacza uwagi w poz. "Adnotacje osoby funkcyjnej organu celnego" w karcie ewidencyjnej i przesyła je na adres elektroniczny osoby, wskazanej w karcie ewidencyjnej.

W tym przypadku, procedura ewidencji elektronicznej osoby prowadzącej operacji z towarami zostaje zawieszona. Osoba nie otrzymuje numeru ewidencyjnego.

16. W razie braku uwag osoba funkcyjna organu celnego, w terminie doby od momentu złożenia dokumentów określonych w pkt.7 niniejszych Zasad, sporządza kartę ewidencyjną (w tym również złożoną w formie elektronicznej), poprzez rejestrację jej w księdze rejestracji kart ewidencji osób prowadzących operacje z towarami.

Wzór zaznaczonej księgi wskazany jest w załączniku 2 do niniejszych Zasad.

Księga prowadzona jest w formie elektronicznej i przechowywana w jednostce organu celnego ujmującego do ewidencji osoby prowadzące operacje z towarami.

17. Numer karty ewidencyjnej osoby prowadzącej operacje z towarami składa się z następujących elementów:

element 1 - pierwsze trzy cyfry kodu organu celnego;

element 2 - cztery cyfry roku;

element 3 - numer porządkowy rejestracji w księdze rejestracji kart ewidencji osób prowadzących operacje z towarami.

18. Przy sporządzeniu karty ewidencji z wykorzystaniem elektronicznych środków łączności, osoba funkcyjna organu celnego wypełnia poz. "Numer ewidencyjny osoby" oraz " Uwagi osoby funkcyjnej organu celnego" karty ewidencyjnej, przesyła ją w formie elektronicznej na adres osoby prowadzącej operacje z towarami oraz jednocześnie przesyła sporządzoną kartę ewidencyjną do ЄАІС Państwowej Służby Celnej.